Wat is een heisessie? Betekenis, doel en wanneer een team er baat bij heeft

Voor wie de term voor het eerst tegenkomt, klinkt "heisessie" wat merkwaardig. Toch is het een van de meest gebruikte woorden in het Nederlandse bedrijfsleven zodra een team even afstand wil nemen van de waan van de dag. In dit artikel leest u wat een heisessie is, waar het woord vandaan komt, hoe het zich verhoudt tot een heidag en wanneer zo'n bijeenkomst wél en niet zinvol is.

Wat is een heisessie?

Een heisessie is een bijeenkomst waarbij een team of organisatie bewust buiten de eigen werkomgeving samenkomt om aandacht te geven aan een onderwerp dat in de dagelijkse gang van zaken blijft liggen. Hierbij kunt u denken aan de strategische koers, de samenwerking binnen een team, een besluit dat telkens wordt uitgesteld of een vraagstuk dat te groot is voor een regulier overleg.

Het onderscheidende kenmerk is niet de inhoud, maar de context: een andere plek, meer tijd en minder afleiding. Juist die combinatie maakt gesprekken mogelijk die op kantoor, tussen twee vergaderingen door, zelden ontstaan.

Waar komt de term heisessie vandaan?

De uitdrukking gaat terug op het idee van "de hei op gaan": u trekt zich met een klein gezelschap terug op een afgelegen plek, ver van kantoor, telefoons en toevallige aanloop. Letterlijk hoeft dat allang geen heidelandschap meer te zijn. Wat is gebleven, is het onderliggende principe: afstand nemen om helderder te kunnen kijken.

Heisessie of heidag: is er verschil?

In de praktijk worden de termen door elkaar gebruikt en betekenen ze hetzelfde. Het enige verschil dat mensen er soms in leggen, zit in de duur:

• Heidag: doorgaans een volledige dag, vaak van ochtend tot laat in de middag.
• Heisessie: kan een hele dag beslaan, maar ook een dagdeel of een reeks van meerdere kortere sessies.

Wat is het doel van een heisessie?

Een heisessie kent bijna altijd één van de volgende doelen:

• Richting bepalen. Waar staan we, waar willen we naartoe en welke keuzes horen daarbij?
• Een besluit nemen. Vaak een besluit dat te zwaar of te gevoelig is voor een regulier overleg.
• De samenwerking bespreken. Wat gaat goed, wat schuurt en wat spreken we af?
• Reflecteren op een afgeronde periode. Wat hebben we geleerd en wat nemen we mee?
• Verbinding herstellen of versterken. Zeker na een reorganisatie, fusie of een periode van hoge werkdruk.

Wat deze doelen gemeen hebben: het gaat om onderwerpen die niet in een uur zijn af te handelen en die vragen om openheid van alle aanwezigen.

Wat is het verschil met een gewone vergadering?

Een vergadering is meestal kort, gaat over lopende zaken en volgt een vaste agenda met veel punten. Een heisessie is precies andersom.

• Duur: een vergadering duurt een tot twee uur; een heisessie een dagdeel tot twee dagen.
• Onderwerpen: een vergadering behandelt er veel, een heisessie liefst één.
• Locatie: een vergadering vindt op kantoor plaats, een heisessie bewust daarbuiten.
• Uitkomst: een vergadering levert actiepunten op, een heisessie richting en besluiten.
• Rol van de deelnemers: in een vergadering rapporteert men vooral, in een heisessie denkt men mee.

En wat is het verschil met een teamuitje of training?

Deze drie worden regelmatig verward, terwijl ze een ander doel dienen.

Een teamuitje is gericht op ontspanning en onderlinge band. Er is geen inhoudelijke opbrengst beoogd en dat hoeft ook niet. Een training is gericht op het aanleren van kennis of vaardigheden, meestal met een trainer die de inhoud aanreikt. Een heisessie is gericht op keuzes: de inhoud komt van de deelnemers zelf.

De praktijk mengt ze vaak. Een heidag met een gezamenlijke wandeling of een informele afsluiting werkt uitstekend, zolang duidelijk blijft wat het hoofddoel van de dag is. Wordt dat onduidelijk, dan eindigt u meestal met een prettige dag zonder besluit.

Wie doen er mee aan een heisessie?

Dat volgt uit het onderwerp. Gaat het over de koers van de organisatie, dan is dat vaak het managementteam, de directie of het bestuur. Gaat het over samenwerking, dan is dat het team zelf. Bij beleidsvraagstukken schuiven soms ook een raad van toezicht, projectleiders of externe betrokkenen aan.

De groep is bij voorkeur klein. Voor gesprekken waarin echt iets moet worden besloten, werken zes tot twaalf deelnemers doorgaans het best. Bij grotere groepen wordt het gesprek voorzichtiger en spreken minder mensen zich uit.

Hoe vaak wordt een heisessie georganiseerd? 

Dat verschilt sterk. Veel managementteams plannen er één of twee per jaar, bijvoorbeeld rond de jaarplanning of aan het begin van een nieuwe periode. Een aanleiding is belangrijker dan een vast ritme.

Hoe lang duurt een heisessie?

De meeste heisessies beslaan één dag, vaak van ongeveer 09.00 tot 17.00 uur. Een dagdeel kan volstaan bij een afgebakende vraag. Bij ingewikkelde of gevoelige onderwerpen kiezen organisaties regelmatig voor twee dagen vergaderen met een overnachting ertussen: de avond blijkt in de praktijk vaak het moment waarop de belangrijkste gesprekken op gang komen.

Wanneer heeft een heisessie zin. En wanneer niet?

Een heisessie is zinvol wanneer er een echte vraag ligt, er ruimte is om die vraag open te bespreken en de uitkomst ook daadwerkelijk gevolgen mag hebben.

Een heisessie werkt zelden wanneer het besluit feitelijk al genomen is en de dag vooral dient om draagvlak te organiseren. Deelnemers voelen dat vrijwel altijd aan. Ook wanneer de agenda wordt volgestopt met alles wat is blijven liggen, verdwijnt het effect: dan is het een lange vergadering op een andere plek geworden.

Wat levert een heisessie op?

Een geslaagde heisessie levert een beperkt aantal heldere uitkomsten op: wat is besloten, wat blijft open, wie pakt wat op en wanneer komt het terug. Daarnaast is er een minder grijpbare opbrengst die deelnemers vaak als belangrijkste noemen: het gevoel dat er eindelijk écht is gesproken over wat er speelt.

Wilt u weten hoe u zo'n dag opzet? In het artikel een heidag of heisessie organiseren staan zes keuzes die daarin in de praktijk het verschil maken.

Heisessie organiseren in Gelderland

Bij Landgoed Loenen mogen wij regelmatig teams ontvangen voor een heisessie. Ons Landgoed is ingericht op het houden van vergaderingen waarbij ook ruimte is voor een wandeling door de natuur. Ook bieden wij mogelijkheden voor vergaderen en overnachten.

Landgoed Loenen ligt in Slijk-Ewijk in de Betuwe, op ongeveer vijf minuten van de A15 bij afrit 37 Andelst en daarmee centraal tussen Arnhem, Nijmegen en Tiel. Op onze pagina over vergaderen in de natuur leest u wat een dag op het landgoed inhoudt.

Rustig verkennen wat bij uw vraagstuk past

Twijfelt u of een heisessie het juiste middel is voor wat er bij u speelt? Wij denken graag met u mee, ook wanneer u nog niet weet hoe de dag eruit moet zien. De rust van de omgeving en de persoonlijke ontvangst door Bob en Inge zorgen ervoor dat u zich volledig op het gesprek kunt richten.

Neem vrijblijvend contact met ons op om uw plannen te bespreken.

Over de auteur

Bob Pieterson werkte 35 jaar in de meeting- en hospitalitywereld. Na ervaring in hotels in Londen en Rotterdam bouwde hij vanaf 1988 een intermediaire dienst op die uitgroeide tot Worldmeetings, dat onder zijn leiding twintig jaar lang marktleider was in de Nederlandse markt voor externe meetings en hotelovernachtingen. Hij begeleidde duizenden strategiedagen voor managementteams, raden van toezicht, gemeenten en zorgorganisaties. Als gastheer van Landgoed Loenen helpt hij teams nu met rust, aandacht en een passende omgeving tot betere gesprekken en scherpere keuzes te komen.